Pasiyent bazasını Excel-dən və ya köhnə proqramdan necə köçürmək olar?

Yeni sistemə keçərkən tez-tez eyni sual yaranır: toplanmış məlumatları necə qorumaq və köhnə səhvləri də yeni sistemə daşımamaq olar? Bazada eyni pasiyentin bir neçə qeydi, natamam kartlar, telefon və adların fərqli formatları, həmçinin yeni proqramda başqa cür qurulmuş sahələr ola bilər.

Buna görə məlumat bazasının köçürülməsinə faylların sadə surətinin çıxarılması kimi deyil, hazırlıq, sınaq və nəticənin yoxlanmasını əhatə edən ayrıca layihə kimi yanaşmaq daha düzgündür.

1. Hansı məlumatların lazım olduğunu müəyyən edin

Klinikanın gündəlik işdə istifadə etdiyi məlumatların siyahısını hazırlayın: pasiyent kartları, əlaqə məlumatları, müraciət tarixçəsi və digər zəruri qeydlər. Köhnəlmiş və ya artıq köçürülməməli məlumatları ayrıca qeyd edin. Şəxsi və tibbi məlumatlarla işləyərkən onların emalı və saxlanması üçün tətbiq olunan tələbləri nəzərə alın.

2. Mövcud bazanı yoxlayın

İdxaldan əvvəl boş vacib sahələri, aydın dublikatları, tarix və telefonların səhv formatlarını, eləcə də birmənalı uyğunlaşdırılması mümkün olmayan qeydləri tapın. İlkin bazanın ayrıca nüsxəsini saxlayın və hazırlıq zamanı edilən dəyişiklikləri qeyd edin.

Oxşar qeydləri yoxlamadan avtomatik birləşdirməyin: iki pasiyentin adı və ya telefon nömrəsi eyni ola bilər. Mübahisəli halların əl ilə yoxlanması üçün ayrıca qayda müəyyən edin.

3. Köhnə və yeni sistemdəki sahələri uyğunlaşdırın

Sütun adları fərqli ola bilər. Köhnə proqramdakı bir sahə yeni sistemdə bir neçə sahəyə uyğun gələ bilər. Köçürmədən əvvəl sahələrin uyğunlaşdırılması və formatlaşdırılması qaydalarını razılaşdırın. Bəzi məlumatlar yeni sistemdə dəstəklənmirsə, onların ayrıca saxlanılacağını, yoxsa idxaldan kənar qalacağını əvvəlcədən müəyyən edin.

4. Sınaq idxalı aparın

Əvvəlcə tipik və çətin qeydləri əhatə edən məhdud məlumat dəstini köçürün. Adların, əlaqə məlumatlarının, tarixlərin və pasiyentlə müraciət tarixçəsi arasındakı əlaqələrin düzgün göründüyünü yoxlayın. Xüsusi simvolların və lazım olan dillərdəki mətnlərin düzgün saxlandığına əmin olun.

Sonra tam idxalı aparın və nəzarət göstəricilərini müqayisə edin: köçürmədən əvvəl və sonra qeydlərin sayı, boş sahələr, dublikatlar və səhvlər. Sətirlərin ümumi sayının eyni olması məlumatların düzgün köçürüldüyünü təkbaşına sübut etmir.

5. Məsul şəxsləri və geri dönüş planını müəyyən edin

Miqrasiyadan əvvəl nəticəni kimin yoxlayacağını, səhvlərin necə bildiriləcəyini və idxal düzgün getmədikdə nə ediləcəyini müəyyən edin. Yeni sistemin gözlənildiyi kimi işlədiyi təsdiqlənənə qədər ilkin bazanı saxlayın.

Klinikanız Excel-dən və ya köhnə proqramdan ARSMA Care-ə keçməyi planlaşdırırsa, əvvəlcədən mövcud məlumatların quruluşunu və köçürmədən sonrakı yoxlama qaydasını müzakirə edin. Hazırlıq gündəlik iş başlayandan sonra yaranan gözlənilməz problemlərin qarşısını almağa kömək edir.

Tez-tez verilən suallar

Bazanı yalnız qismən köçürmək mümkündürmü?
Bu, məlumatların quruluşundan və hər iki sistemin imkanlarından asılıdır. Əvvəlcə hansı qeydlərin lazım olduğunu müəyyən edin, sonra yalnız onların təhlükəsiz köçürülə biləcəyini yoxlayın.

Köçürmədən əvvəl bazanı təmizləmək lazımdırmı?
Aydın səhvləri düzəltmək və dublikatları aşkar etmək faydalıdır, lakin qeydlərin birləşdirilməsi mütləq yoxlanmalıdır. Dəyişiklik etməzdən əvvəl ilkin nüsxəni saxlayın.

Köçürmənin düzgün aparıldığını necə yoxlamaq olar?
Sınaq idxalı, nəzarət sayımları və ilkin qeydlərlə seçmə müqayisə aparın. Yalnız sətirlərin sayını deyil, məlumatların məzmununu və əlaqələrini də yoxlayın.

Şəklin alt mətni: Pasiyent bazasının Excel-dən stomatoloji klinika proqramına köçürülməsi